Причины и задачи проекта
Последние годы компания DABA VES переживает активный рост, в разы увеличилось количество клиентов и объемы продаж. Появились новые направления бизнеса, требующие специфического учета. Ранее используемые программы перестали справляться с возросшим объемом информации. Для получения и обработки необходимых данных требовались большие трудозатраты со стороны персонала, а многие расчеты и вовсе производились вручную. Стратегической целью компании является завоевание ведущих позиций на рынке, что требует соответствующего программного обеспечения.
Была очевидна необходимость отказаться от использования существующих программ и внедрить единую современную систему, способную решить большое количество задач, в том числе:
- оптимизация ключевых бизнес-процессов
- снижение времени на обработку данных
- повышение пропускной способности и продуктивности персонала
- организация эффективного консолидированного учета всех юридических лиц
- своевременное получение актуальной информации о деятельности предприятия для взвешенного принятия решений
Процесс внедрения системы
За основу для новой системы была взята платформа 1С:Предприятие 8, а также наши собственные разработки для сфер производства и логистики. Работа торговых представителей была автоматизирована с помощью смартфонов и интегрированной мобильной системы АГЕНТ ПЛЮС.
В несколько этапов была внедрена сложнейшая система. В нее были перенесены все необходимые данные, разработаны формы документов, настроены и доработаны недостающие механизмы. В итоге получилась система, полностью автоматизирующая деятельность компании с учетом ее специфики. Некоторые механизмы были существенно доработаны, некоторые – написаны с нуля.
Преимущества от внедрения
В результате внедрения компания DABA VES получила уникальный продукт, полностью охватывающий все сферы деятельности и особенности учета, в том числе:
- отпала необходимость вручную собирать консолидированные данные по нескольким юридическим лицам и часами формировать отчеты, эта функция теперь выполняется системой автоматически
- среднее время обработки заказов сократилось с 72 до 24 часов, так как теперь они автоматически попадают в систему со смартфонов торговых представителей без использования факса и электронной почты
- исчезло понятие неисполненных (забытых) заказов, объем которых составлял около 5% от общего оборота
- была оптимизирована работа склада, устранился простой работников, который до этого составлял около 12% от рабочего времени
- оптимизировали процесс загрузки автомобилей – перестали выходить в рейс недогруженные автомобили
- на 500 чел./часов в месяц снизились трудозатраты на ведение учета (более 15 000 документов в месяц) за счет устранения необходимости дублирования данных, автоматизации операций, а также эргономичных интерфейсов
- появилась возможность полностью контролировать работу торговых представителей, в том числе с отображением их GPS координат на карте
На сегодняшний день система успешно эксплуатируется в режиме 24/7, в ней работает около 40 пользователей. На постоянной основе сотрудниками нашей компании оказываются услуги сопровождения, а также развития системы.
С момента внедрения системы оборот группы компаний DABA VES вырос с 2,5 млн. (2010 год) до 3,5 млн. (2011 год) LVL.
О компании DABA VES
- сфера деятельности: производство воды и безалкогольных напитков, оптовая торговля продуктами питания
- численность персонала: 100
- год основания: 2001
- общий оборот за 2011 год: более 3,5 млн. LVL
- www.dabaves.lv
Внедренные решения
- ERP-система для оптовой торговли и производства
- система АГЕНТ ПЛЮС для торговых представителей
Области автоматизации
- оптовая торговля
- работа торговых представителей
- склад
- производство
- логистика
- взаимоотношения с клиентами
- маркетинг
- бухгалтерия
- управление персоналом
- акцизный учет
- планирование
- отчетность
Объекты автоматизации
- центральный офис
- 4 складских комплекса
- производственный цех
- автопарк
Информация о проекте
- количество автоматизированных рабочих мест: 40
- продолжительность проекта: 9 месяцев
- год внедрения: 2010-2011
Команда проекта
- руководитель проекта
- бизнес-аналитик
- 3 консультанта
- 4 программиста
- IT-специалист